21.10.2017

Корпоративные мероприятия. Рекомендации по подготовке

В наши дни, проведение корпоративных мероприятий считается одним из наиболее эффективных способов улучшения коммуникации и достижения маркетинговых целей. Они могут быть организованы для: запуска нового продукта, проведения пресс-конференций, сбора средств на благотворительность, улучшения взаимодействия с акционерами и потребителей и т.д. Организовать и провести небольшое по числу участников или объему продаж мероприятие, как правило, проще, чем крупное. Однако и в этом случае, его успех определяет тщательное планирование и четкое понимание цели проведения. В ряде случаев, оказывается целесообразным привлечение для выполнения подобных задач аутсорсинговой компании.

Корпоративные мероприятия. Пример оформления.

Корпоративные мероприятия. Пример оформления.

Первым делом, при подготовке проведения корпоративного мероприятия, является определение его типа. В зависимости от этого, формируются требования к достижению той или иной цели, а также последовательность необходимых для этого действий. Так, например, для запуска того или иного нового продукта, необходимо собрать всех дилеров в одном месте, чтобы успешно провести его презентацию. Грамотный учет числа приглашенных людей, поможет определить место предстоящего проведения и требования к нему (размер зала, необходимость использования систем аудио или видеооборудования, проекторов, микрофонов, камер для онлайн трансляции и т.д.).

После этого, предстоит решить вопрос о необходимости аутсорсинга (т.е. нужно ли привлекать компанию, имеющую профессиональный практический опыт в организации подобных мероприятий). Одним из главных преимуществ использования сторонней организации, является гарантия успешности проведения корпоративного мероприятия на высоком уровне с ее стороны, которая фиксируется в договоре. В приложении к нему, необходимо подробно указать перечень всех требований со стороны организации Заказчика, включая: цели, место и порядок проведения, организацию питания, услуги трансфера и т.д.

В случае необходимости организации развлекательных мероприятий, следует продумать возможность привлечения артистов, использования концертного и музыкального оборудования и т.д. При организации банкетов, фуршетов и т.п. следует договориться с поставщиками продуктов, готовых блюд, напитков и т.д., а также барменами. При подготовке к проведению выступлений, следует продумать вопросы качественного вещания, проектора и проекционного экрана, аудио и видеозаписи и т.д.

Не редко, важным аспектом является обеспечение безопасности и конфиденциальности проведения встречи, о которых также надлежит позаботиться заблаговременно. Они включают: охрану входа, выхода и парковки, контроль за безопасным перемещением людей, вопросы противопожарной безопасности и т.д.

Бытовой и психологический комфорт, при проведении корпоративных мероприятий – один из ключевых аспектов успешности его организации. Он включает: использование систем климатического контроля, вентиляции, грамотного выбора оформления зала, трансляции, использования различных технических приспособлений и т.д. Примерно за месяц до начала предполагаемого мероприятия, рекомендуется разослать красиво оформленные пригласительные билеты для его потенциальных участников.

Читайте также:

ПОДПИШИТЕСЬ НА ОБНОВЛЕНИЯ ПО E-MAIL:




БЛАГОДАРИМ ЗА ДОБАВЛЕННУЮ ЗАКЛАДКУ: